CIO: W czym tkwią największe zalety pracy dyrektora IT w Urzędzie Miejskim?

Rafał Hanys Rafał Hanys: To praca, w której jest ogromna ilość wyzwań i projektów do zrealizowania, i to takich, których w firmie komercyjnej zrealizować się nie da. Można tu namacalnie doświadczyć, że praca ta rzeczywiście komuś służy. W "normalnych firmach" działania służą przede wszystkim celom biznesowym, a praca w urzędzie - przede wszystkim mieszkańcom miasta. Dużą satysfakcję sprawia mi np. funkcjonowanie choćby systemu rekrutacyjnego do szkół, dzięki któremu 10 tysięcy dzieci z Wrocławia w sposób sprawny może brać udział w procesie naboru.

A największe trudności w takiej pracy?

- One są wyznaczane przez specyfikę urzędu. Jak powiedziałem, główne cele wyznaczają tu przecież elementy pozabiznesowe. Trzeba więc brać pod uwagę kwestie społeczne, ale tu z kolei powstaje pytanie: jak je mierzyć? Wymierna kalkulacja zastępowana jest więc niekiedy polityką.

Odbieram Cię jako człowieka zdecydowanego, który wie, czego chce. W jakim stopniu ta cecha charakteru pomogła Ci w osiągnięciu sukcesu?

- Szacuję, że pomogła mi w połowie. Już na początku pracy w urzędzie powiedziałem, z czym będzie się wiązała moja praca, bo mając wcześniejsze doświadczenia w IT, wiedziałem, czego można się spodziewać po dużych projektach. Mój pracodawca niekoniecznie musiał zdawać sobie sprawę, jakie zmiany powodowane są przez informatyzację, jakie reakcje ludzi może ona rodzić, że mogą to być także konflikty i spięcia. Moim obowiązkiem było uprzedzić o tym odpowiednich ludzi, i to zrobiłem, a moje uwagi zostały zaakceptowane. Czasem rzeczywiście mam wrażenie, że jestem uparty jak osioł, a to niekoniecznie jest dobra cecha. Mocno przywiązuję się do swojego wyobrażenia o tym, co jest do osiągnięcia. Konsekwencją jest upór w realizacji tego celu. Ta cecha raz mi pomaga, innym razem przeszkadza, bo utrudnia zawieranie kompromisów.

Czy dostrzegasz wyraźne różnice w motywowaniu zespołu IT w tzw. "normalnej firmie" i organizacji budżetowej?

- Pieniądze bywają wszędzie bardzo ważnym elementem motywacyjnym, ale pamiętać trzeba, że informatyk jest kimś o specyficznym modelu psychologicznym. Różne badania niejednokrotnie potwierdziły, że najlepsi fachowcy nie zawsze pracują tam, gdzie są największe pieniądze. Oni często szukają czegoś więcej - wyzwań, dobrej atmosfery, docenienia. W samorządach, niestety, nie ma dobrych pieniędzy dla informatyków, dlatego członkom mojego zespołu staram się dawać argumenty z tej drugiej puli. Zresztą, tak na marginesie, w samorządzie nie ma czegoś takiego jak informatyk. Tu jest referent, starszy referent. Takie ustawianie sprawy w konsekwencji jest nieszczęściem polskiej administracji.

Na czym polega Twój udział w polityce, od której przecież w urzędzie miejskim nie sposób się całkiem uwolnić?

- Na ile to możliwe, staram się w nią nie angażować. Uważam, że powinienem się trzymać swoich głównych kompetencji i nie grzebać w tym, co nie jest moją specjalnością.

Jak sobie radzisz z wielkością organizacji, bo jest ona przecież ogromna?

- (Głębokie westchnienie) Z tym jest najtrudniej. Po prostu trzeba mieć świadomość, gdzie się pracuje i jak duże są to obszary, że to powoduje pewną inercję w podejmowaniu decyzji i wprowadzaniu zmian. Najciężej było wtedy, gdy nie posiadałem żadnych środków do tego, by w szybki sposób dotrzeć z informacją do odbiorcy. To był pierwszy rok mojej pracy, kiedy prawie nikt poza małą grupą osób nie posługiwał się tu pocztą elektroniczną. Teraz to narzędzie funkcjonuje w całym urzędzie i dzięki temu także mi jest łatwiej pracować. Dysponuję też całą paletą narzędzi zarządczych, bo chcę wspomnieć, że prócz tego, że jestem informatykiem, to mam w swojej karierze doświadczenia zdobyte w firmach rynkowych. To są cenne doświadczenia menedżerskie, pomagające w umiejętny sposób starać się o sojuszników i sprzymierzeńców moich działań. I to jest moja codzienna polityka, ale polityka zarządcza, właściwa tak naprawdę każdej firmie na rynku.

Wśród Twoich największych sukcesów w urzędzie, o których mówiłeś w czasie prezentacji w Konkursie CIO Roku, jest stworzenie Centrum Przetwarzania Danych.

- Tak, wcześniej tego nie było. Jest to najnowocześniejsze takie centrum w Polsce - to wrażenie ludzi, którzy tu przychodzą i wyrażają takie opinie, a są to ludzie nie tylko z samorządów, ale i z firm. Potwierdzają oni, że jest to wyjątkowe miejsce, a jeśli chodzi o samorząd, to na pewno nie ma takiego drugiego centrum w tym kraju.

Jak wspomniałeś, wprowadziłeś też w urzędzie elektroniczną komunikację, ale warto dodać, że ona dotyczy też wewnętrznego podpisu elektronicznego.

- Zakładałem 1500 użytkowników posługujących się takim podpisem, dziś jest ich 1700 w samym urzędzie. To jasny i wymierny wskaźnik sukcesu. Dziś jestem w sytuacji, w której wystarczy mi w centrum certyfikacji zarejestrować serwer i niemal 2 000 ludzi zacznie się posługiwać podpisem kwalifikowanym. Sądzę, że w tej chwili jest niewiele miejsc w kraju, w których można by zrobić podobnie.

W czasie Twojej pracy Urząd Miasta Wrocławia rozpoczął wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego, systemu SAP.

- Gdy zaczynałem tu pracę, zastałem systemy mocno zatomizowane. Za nienormalną sytuację uznałem fakt, że funkcjonowało tu ok. 80 oddzielnych, odseparowanych systemów, gromadzących informacje na potrzeby jednego miasta. Po trzech latach doprowadziłem do tego, że z początkiem roku 2006 zostanie uruchomiony jeden system zarządzania. To zdecydowanie poprawia wydajność organizacji, pozwala uniknąć błędów związanych z redundancją danych, z ich fałszowaniem itd. Podkreślam, że jest to rzeczywiście system zintegrowany, czyli nie jest to tylko ewidencjonowanie danych, ale spowodowanie sytuacji, w której raz wprowadzona informacja ma swoje konsekwencje w wielu miejscach.

Kolejny Twój sukces to System Informacji Przestrzennej Miasta.

- Jeszcze nie można nazwać tego sukcesem, ponieważ budowa systemu nie została w pełni zakończona, ale pierwsze efekty są już widoczne. To jeden z głównych obszarów zarządzania miastem. Posługiwanie się mapą papierową, rysowanie planów na kartkach papieru, to w XXI wieku nieporozumienie. Prawidłowym systemem jest system elektroniczny, taki, w którym w różnych punktach wprowadzane są informacje dotyczące zmian w przestrzeni miejskiej i z różnych miejsc w jednej chwili można te informacje zobaczyć. Jeżeli Zarząd Dróg planuje inwestycję drogową, to jest to istotna informacja dla takich instytucji, jak Wodociągi, Energetyka czy operator telekomunikacyjny, które mogą skuteczniej zaplanować swoją pracę.

Co powiedziałbyś tym dyrektorom IT pracującym w administracji, którzy uważają, że nie są w stanie wiele zdziałać, bo decyzje w urzędach podejmuje ktoś inny?

- Najpierw trzeba sobie zadać proste pytanie: czy chcę w tym urzędzie przeżyć, czy coś zrobić? Jeżeli ktoś zaczyna się w pracy bać, to nie ma możliwości, aby coś zrobił. Ja też liczę się z tym, że mogę zostać zwolniony, ale to jest wpisane w mój zawód, to jest naturalne i tym nie należy sobie głowy zaprzątać. Należy się zajmować tym, co jest do zrobienia. Druga sprawa to mieć dobry pomysł na swoją pracę i na rozwój IT w miejscu pracy. W administracji brakuje chyba ludzi z takimi pomysłami. To w pewnym sensie nie jest dziwne, bo urzędy są organizacjami, którym nałożono kaganiec regulacji prawnych, co skutkuje tym, że po kilku latach pracy sami budujemy sobie bariery i ograniczenia. Dochodzi się do wniosku, że skoro tego nie można i tamtego nie można, to lepiej w ogóle się nie zabierać za nic nowego, bo tego się i tak nie uda zrobić. Moim zdaniem, tylko wtedy się nie da, gdy się nie próbuje. Rzeczywistość nie jest czymś stałym i niezmiennym. Być może w zeszłym roku nie udało się, ale warto wrócić i sprawdzić, czy w tym roku jest to możliwe. Tak więc głównym powodem nieskuteczności pracy w urzędzie jest brak wiary w to, że coś można zrobić. Drugą stroną medalu jest traktowanie informatyki po macoszemu. Oczywiście, jest ona tylko narzędziem. Ale pamiętajmy, że żadne inne narzędzie tak mocno nie zmienia organizacji! Kłopot jest wtedy, gdy komputer rozumie się jako maszynę do pisania z ekranem. A przecież prawdziwe cuda w informatyce zaczynają się wtedy, gdy przestanie się myśleć o komputerze, jako o głównym elemencie informatyzacji, a zrozumie się, że za nim stoi cała logika przetwarzania i udostępniania danych. Niestety, rozumienie prawdziwej roli IT jest rzadkością wśród osób decydujących o polityce w miastach, i to jest wielkie utrudnienie dla pracujących tam dyrektorów IT. A pieniądze? To nie jest największy problem, one zawsze się znajdą. Trzeba tylko pokazać, co za nie naprawdę można uzyskać dla miasta i obywateli, a nie akcentować wyłącznie koszty. Jestem zwykłym obywatelem, też przychodzę do różnych urzędów i bywam zszokowany tym, w jaki sposób traktuje się rozwój informatyki. Wiem jednak, że można mieć rzeczywisty wpływ na to, by to zmienić. Wiem, bo udało mi się zrobić parę dobrych rzeczy.